verenigingen

VERENIGINGEN

Ontwerp tijdelijke verhuurreglement GC De Melkerij

1. GEBRUIKERSCATEGORIEËN

Cat. A1

Gunsttarief :
Gemeente uitgezonderd culturele activiteiten van de dienst VTW
Erkende Zemstse verenigingen
Erkende Zemstse wijkcomités
lokale kunstenaars
lokale muziekgroepen
Gemeentelijke adviesraden
OCMW
Zemstse schoolbesturen en hun ouderraden

Cat. A2

Politie Kastze
Politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad
Gemeentepersoneel

Cat. B

Tarief voor privégebruik, bedrijven en niet erkende verenigingen van Zemst

Cat. C

Tarief voor privégebruik, bedrijven en verenigingen van buiten Zemst

2. DAGDELEN

Voor het gebruik en de huur van de verschillende lokalen (uitgezonderd danszaal en repetitielokaal) van het GC ‘De Melkerij’ worden volgende dagdelen gehanteerd:

Een dag bestaat uit 3 dagdelen:

Wie de dag voor zijn activiteit de zaal wil klaarzetten of meer tijd nodig heeft om op te ruimen na zijn activiteit dient hiervoor steeds de nodige dagdelen bij te huren. De huurder vraagt dus extra dagdelen om klaar te zetten of op te ruimen gelijktijdig aan bij zijn verhuring. Er worden nooit gratis dagdelen ter beschikking gesteld, ook al zou blijken dat de dag voor of na de activiteit de zaal niet is verhuurd.

Regeling Zemstse erkende verenigingen: Voor repetities in de week naar aanloop van het optreden met publiek verwijzen we naar rubriek 3.

De zaal moet vijf minuten voor het einde van het dagdeel vrijgemaakt zijn voor de volgende gebruiker. De gehuurde lokalen moeten volledig opgeruimd en verlaten zijn ten laatste tegen 24.00 (van zondag tot donderdag) of 1.00 uur (vrijdag- en zaterdagnacht). Indien nodig kan er voor de opruiming nog een ochtendblok bijgehuurd worden mits dit tezamen met de verhuring werd aangevraagd. Tussen 24.00 uur (van zondag tot donderdag) 01.00 uur (vrijdag- en zaterdagnacht) en 08.00 uur ’s morgens kan er dus ook niet worden opgeruimd. Bij vaststelling dat de verhuring langer liep dan 24.00u (van zondag tot donderdag) of 1.00u (vrijdag- en zaterdagnacht) wordt de volledige waarborg onmiddellijk ingehouden en wordt een volgende verhuring geweigerd. De zaalverantwoordelijke heeft te allen tijde toegang tot de zalen die worden verhuurd.

Het college van burgemeester en schepenen kan uitzonderlijk een afwijking op het sluitingsuur toestaan voor activiteiten die gelinkt zijn aan de gemeente of in samenwerking worden georganiseerd met de gemeente.

Het is verboden eigen drank of eten zelf mee te brengen. Alle drank en catering dient afgenomen te worden via de CVBA de Melkerij. Voor alle info i.v.m. drank en catering dient u contact op te nemen met de CVBA op het tel.nr 015 800 300

3. TARIEVEN geldig van 1 juli 2016 tot 1 juli 2017

Kosten voor gebruikelijke verwarming, licht, elektriciteit en water zijn inbegrepen in de huurprijs.

PODIUMZAAL inclusief loges

Bij gebruik van het podium en de aanwezige technieken (licht/geluid/bediening trussen/beamer) is een professionele erkende technieker verplicht of moet de bediener een attest theatertechniek kunnen voorleggen

PODIUMZAAL + FOYER:

Bij gebruik van het podium en de aanwezige technieken (licht/geluid/bediening trussen/beamer) is een professionele erkende technieker verplicht of moet de bediener een attest theatertechniek kunnen voorleggen.

PRIJS VOOR 1 VERGADERZAAL

PRIJS VOOR 2 VERGADERZALEN

FOYER/EXPORUIMTE VOOR RECEPTIES/SEMINARIES

De foyer kan enkel afzonderlijk gehuurd worden als de vergaderzalen niet in gebruik zijn of als de foyer niet tezamen met de podiumzaal werd verhuurd.

GEHEEL COMPLEX VOOR VOLLEDIGE DAG (zonder danszaal)

08.00-24.00 weekdagen of 1.00 uur weekenddagen (podiumzaal + vergaderzalen 1 en 2 + foyer)

Bij gebruik van het podium en de aanwezige technieken (licht/geluid/bediening trussen/beamer) is een professionele erkende technieker verplicht of moet de bediener een attest theatertechniek kunnen voorleggen.

DANSZAAL

De danszaal wordt per uur verhuurd of kan verhuurd worden volgens het principe van een jaarcontract.

Prijs danszaal per uur

Prijs danszaal met jaarcontract
€ 180 per uur per jaar

Jaarcontracten:

Wie minimum 20 keer per jaar de danszaal wekelijks op hetzelfde uur huurt valt onder de prijscategorie van een jaarcontract. De huurder betaalt dan een voordeeltarief van € 180 per uur per jaar. Jaarcontracten zijn enkel mogelijk onder gebruikerscategorie A. Een jaarcontract loopt van begin september tot eind juni met uitzondering van de officiële schoolvakanties. In de schoolvakanties behoudt het AGB zich het recht om eigen activiteiten in de danszaal te organiseren. Dit tarief is dus geldig voor een jaar uitgezonderd alle schoolvakanties. Indien de huurder met een jaarcontract uren annuleert houdt dit niet in dat er een vermindering van de jaarprijs kan bedongen worden.

Vaste wekelijkse verhuringen worden niet toegestaan op zaterdag en zondag.

Voordeeltarief Zemstse erkende verenigingen:
Podiumzaal in gebruik door decor/attributen/repetities:

Zemstse erkende verenigingen kunnen in aanloop van hun voorstelling gebruik maken voor de opbouw van decor en finale repetities.

Cat A: € 25 per dag Er kunnen per productie maximum 5 werkdagen geblokkeerd worden voor repetities en voorbereidingen. De dag van de voorstelling zelf wordt het tarief van de podiumzaal aangerekend.

Voor podiumvoorstelling van erkende Zemstse verenigingen die een weekend behelzen worden er voor elke dag van de voorstellingen slechts 1 dagdeel aangerekend.

Voorbeeld:

Professionele erkende toneelgezelschappen kunnen in overleg tijdens weekdagen (max 5 weekdagen per voorstelling) gratis gebruik maken van de podiumzaal. Het gezelschap moet als tegenprestatie een gratis try-out spelen in Zemst of in het cultuurseizoen aan sterk verminderde tarieven optreden (korting van minimum 30% op de uitkoopsom van de productie).

4. VOORWAARDEN (Wie kan huren?)

Voor welke activiteiten?

Alle aanvragen moeten kaderen binnen de filosofie van een gemeenschapscentrum. Dit houdt het volgende in: alle vormen van cultuur- en vrijetijdsbesteding, socio- culturele activiteiten, tentoonstellingen, voorstellingen, optredens en concerten. Er wordt ook ruimte geboden voor repetities, cursussen/vormingen, vergaderingen. De Melkerij kan ook gehuurd worden voor beurzen, bedrijfevents, congressen en seminaries.

Aanvragen voor burgerlijke uitvaarten of koffietafels bij uitvaarten worden toegestaan op voorwaarden dat de zaalbezetting dit toelaat. Fuiven, dance en dj-festivals, bals, restaurantdagen, tentoonstellingen met dieren en feesten met privaat karakter zijn niet toegestaan.

Wie kan een zaal huren?

Verenigingen, instellingen, bedrijven en particulieren kunnen gebruik maken van deze faciliteiten.

Verhuringen kunnen voorlopig vastgelegd worden tot 1 juli 2017.

De aanvragen worden toegewezen in volgorde van datum van ontvangst.

5. REGELING GEBRUIK PODIUM EN PODIUMTECHNIEKEN

Er zal een basisopstelling licht en geluid voorzien worden voor eenvoudig gebruik op het podium. Deze basisopstelling kan niet gewijzigd worden. Zodra er echter meer voorzien dient te worden dan de basisbelichting/geluid dient er een gespecialiseerde firma ingehuurd te worden of dient de bediener een attest van een opleiding theatertechnieken (gevorderden) voor te leggen.

De zaalverantwoordelijke van GC ‘De melkerij’ zal bij gebruik van de basisopstelling op voorhand de nodige richtlijnen geven.

Indien de klant gebruik wenst te maken van het podium en de bijhorende podiumtechnieken (verlichting, geluid, …) dient er bij de verhuring te worden meegedeeld welke erkende theatertechnieker/firma hiervoor wordt ingeschakeld. Het bedienen van de theatertrekken kan enkel gebeuren door een gespecialiseerde theatertechnieker. Een lijst met verschillende theatertechniekers is te verkrijgen op de dienst Vrije Tijd.

Polyvalente zaal met tribune

Het uit- en inrollen van de mobiele tribune is enkel toegestaan door de zaalverantwoordelijke. Indien de gebruiker de podiumzaal met tribune wenst te gebruiken, dient hij dit bij de reservatie aan te geven. De losse stoelen die samengaan met de tribune mogen enkel gebruikt worden in rijopstellingen voor de mobiele zittribune bij podiumactiviteiten. Deze stoelen mogen niet gebruikt worden bij tafelopstelling van de zaal. Voor deze zaalopstelling zijn er andere stoelen beschikbaar. Informeer steeds op voorhand bij de zaalverantwoordelijke.

Het is verboden om bij het gebruik van de tribune de zaal met drinken en/of eten te betreden. Hiervoor bestaat de mogelijkheid om de foyer bij te huren.

Polyvalente zaal met tafels en stoelen

Voor de polyvalente zaal dienen de tafels en de stoelen na afloop terug op de beschikbare karren geplaatst te worden en dienen de karren teruggeplaatst te worden op de oorspronkelijke locatie (stockageruimte kelder).

Bij het klaarzetten en verplaatsen van materialen draagt men er zorg voor noch de gebruikte materialen noch de infrastructuur te beschadigen. Het slepen van tafels en stoelen is niet toegelaten. Zonder uitdrukkelijke toestemming is het niet toegestaan tafels en stoelen te verhuizen van het ene lokaal naar het andere. Het meubilair mag in geen geval het gebouw verlaten.

6. PROCEDURE (Hoe huurt men?)

Aanvraag

De aanvraag voor het huren van lokalen van het GC de Melkerij dient te gebeuren via Wim Simons per mail (wim.simons@gcdemelkerij.be) of per telefoon op 015/800.300. U dient het aanvraagformulier dat u krijgt toegestuurd ingevuld en ondertekend terug te sturen. De aanvraag dient uit te gaan van de eindgebruiker en niet van een tussenpersoon. Een aanvraag moet ten laatste twee weken op voorhand gebeuren. Een aanvraag kan verworpen worden op basis van argumenten van organisatorische of praktische aard. Bij betwisting beslist het directiecomité van het AGB. De huurder moet meerderjarig zijn. Bij aanvraag door een privépersoon is de ondertekenaar van het aanvraagformulier verantwoordelijk. Indien de aanvraag uitgaat van een vereniging dient de overeenkomst door de voorzitter of een door hem gemachtigd persoon ondertekend te worden.

Huur-waarborg

Na de aanvraag storten de huurders ook een waarborg. De waarborgsom wordt na de activiteit terugbetaald, zonder rente, verminderd met de vergoeding voor eventueel aangerichte schade. Indien de waarborgsom onvoldoende is om de aangerichte schade te betalen, wordt het nog te betalen gedeelte bijkomend ingevorderd. De waarborg geldt zowel voor infrastructuur als voor gebruik van materialen eigen aan de zaal. De huurders betalen de huur en de waarborg op basis van een factuur. De verhuring is pas definitief zodra de waarborg betaald is. Wanneer de huurders een verhuring annuleren binnen de 2 maand vóór de dag van verhuring blijft de volledige huur verschuldigd. Bij annulatie van een activiteit die minstens 2 maand vóór de activiteit doorgegeven wordt, wordt 50 % van het volledige huurbedrag ingehouden. Gevallen van heirkracht worden beoordeeld door het directiecomité van het AGB. De huurder is volledig verantwoordelijk voor de activiteit (inhoud, organisatie, deelnemers) en de goede orde in de onmiddellijke omgeving (geen overlast voor omwonenden). De verantwoordelijke gebruiker dient steeds aanwezig te zijn tot het einde van de activiteit. Conform de instructies van de conciërge dient de huurder het gebouw of de zaal af te sluiten.

7. POETSEN

De huurder staat in voor het poetsen van de gehuurde ruimtes. De zaalverantwoordelijke stelt het nodige poetsgerief ter beschikking. Alle gebruikte tafels en stoelen moeten proper gemaakt worden. Tafels en stoelen dienen op de voorziene plaats teruggezet te worden. Indien hier geen gevolg wordt aangegeven worden de kosten van een extra poetsploeg aan de huurder aangerekend. De zaalverantwoordelijke geeft de gebruikers de nodige instructies inzake het opruimen van de gehuurde lokalen.

8. REGELING SLEUTEL – ingebruikname gehuurde lokalen

De afspraken i.v.m. het afhalen en terugbezorgen van de sleutels van de gehuurde lokalen gebeurt via de CVBA de Melkerij. De huurder maakt de nodige afspraken met de CVBA de Melkerij.

9. CONTROLE ZAAL NA VERHURING

De gebruiker is verantwoordelijk voor alle schade, door hemzelf, deelnemers, artiesten of bezoekers aangebracht tijdens de door hem georganiseerde activiteit. De gebruiker zal bij aanvang van de gebruikersperiode de gebruikte ruimten onderzoeken en gebeurlijke beschadigingen of vaststellingen van diefstal aan gebouwen, meubilair, installaties onmiddellijk signaleren aan de conciërge. De eindcontrole gebeurt door de zaalverantwoordelijke aan de hand van een checklist bij het verlaten van het gebouw of onmiddellijk de ochtend volgend op de verhuring in aanwezigheid van de gebruiker en de zaalverantwoordelijke.

10. BILLIJKE VERGOEDING - SABAM

Het AGB betaalt vanaf november 2015 zelf jaarlijks de billijke vergoeding voor de lokalen van het GC De Melkerij. De huurder dient zelf geen billijke vergoeding meer aan te vragen. Sabam dient nog wel altijd door de huurder zelf geregeld te worden. (www.sabam.be)

De huurder leeft de regelgeving na en betaalt alle belastingen, vergoedingen en rechten die verbonden zijn aan het organiseren van een bepaalde activiteit (openbare orde, politiereglement, enz.).

11. BRANDVEILIGHEID EN AANSPRAKELIJKHEID

De toegangsdeuren en nooduitgangen blijven altijd vrij.

In alle lokalen van het GC ‘De Melkerij’ geldt een algemeen rookverbod. De huurder verbindt zich ertoe er over te waken dat het rookverbod strikt wordt nageleefd.

De huurders maken hun volledige identiteit en adres bekend en de volledige identiteit en het adres van de persoon die bij de geplande activiteiten als verantwoordelijke is aangesteld (indien huurders en verantwoordelijke niet één en dezelfde persoon zijn). De verant¬woordelijke staat borg voor alle gebeurtenissen tijdens de geplande activiteit, zowel op organisatorisch, ze-delijk als op materieel gebied. De verantwoordelijke is eveneens hoofdelijk aansprakelijk voor brandschade, grote schade en ongevallen tijdens de activiteit waarvoor hij/zij verant¬woordelijk was. De verantwoordelijke of de vereniging die de activiteit organiseert, kan tegen dergelijke risico’s een verzekering afsluiten.

Zonder toestemming van het directiecomité van het AGB is het niet toegestaan:

De aanvrager/verantwoordelijke dient erop toe te zien dat alle materiaal dat gebruikt wordt, en dat niet eigen is aan het gemeenschapscentrum, voldoet aan de wettelijke vereisten betreffende technische goedkeuringen, milieu- en veiligheids- en brandvoorschriften en keuringen. Op eenvoudige aanvraag van de zaalverantwoordelijke zal hij de nodige documenten voorleggen. Indien blijkt dat deze documenten ontbreken of niet in orde zijn, dan kan het verhuurcontract opgezegd worden, of kan de activiteit of voorbereiding ervan stilgelegd worden door de zaalverantwoordelijke, zonder dat de aanvrager enige vorm van schadevergoeding kan eisen.

De huurder mag niet meer personen toelaten tot de gehuurde lokalen dan de capaciteit van de respectievelijke zalen.

Podiumzaal met tribune met voorzetstoelen : 280

Podiumzaal zonder tribune: max 500

Het AGB is verzekerd voor Burgerlijke Aansprakelijkheid en Brand. De verhuurder doet afstand van verhaal.

Bij een tentoonstelling staat de organisator in voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen en wel met een verzekeringspolis ‘van nagel tot nagel’ , d.w.z. met dekking van alle risico’s van brand, diefstal en beschadiging.

12. PRAKTISCHE ZAKEN

De toegang tot technische lokalen, het podium en de loges van de spelers is ten strengste verboden voor alle personen die er niet om dienstredenen geroepen zijn.

Tijdens de activiteiten, maar ook tijdens de voorbereidingen en/of repetities zijn de lokalen waarvoor geen aanvraag werd ingediend niet toegankelijk.

Tijdens activiteiten zonder technieker is het ten strengste verboden om zelf de theaterbelichting op welke manier dan ook te trachten te regelen, de theatertrekken en filmscherm te bedienen of de hoogtewerker te gebruiken. Informeer steeds goed op voorhand bij de zaalverantwoordelijke naar de mogelijkheden.

Het is verboden te nagelen in, te schilderen, te plakken of te schrijven op deuren, muren, vloeren en zolderingen, of hierin enig hechtingsmiddel aan te brengen. Voor tentoonstellingen in de foyer gebruikt men enkel het gemonteerde systeem.

Bij het verlaten van de gehuurde lokalen dient de normale schikking hersteld te worden. Alle papierresten en afval moeten door de gebruiker verwijderd en meegenomen worden.

De gebruiker is verantwoordelijk voor het uitschakelen van de verlichting en het behoorlijk afsluiten van de lokalen.

De gebruiker meldt elke beschadiging onmiddellijk aan de zaalverantwoordelijke.

Bij overtreding van één van bovenstaande bepalingen zal er een som van minimum € 125 opgelegd worden.

13. SCHADE

De huurder is aansprakelijk voor alle schade die de door hem georganiseerde activiteit heeft aangebracht aan de lokalen, de aanhorigheden en de uitrusting.

De huurder is tevens verantwoordelijk voor de schade aan audiovisueel materiaal en al de gebruikte andere materialen, die gevolg is van een onoordeelkundig gebruik.

Beschadigingen zullen aan de huurder aangerekend worden tegen de prijs van de herstellingskosten, opgemaakt bij bestek of tegen vervangingswaarde. Elke nieuwe aanvraag van de betrokken huurder kan worden geweigerd zolang het bedrag van de schadevergoeding niet volledig is betaald.

De cvba de Melkerij kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of schade aan materiaal, dat toebehoort aan de huurder.

14 BIJKOMENDE BEPALINGEN

Bij niet naleving van het gebruikersreglement kan het directiecomité van het AGB zich uitspreken over een sanctie. Het directiecomité van het AGB kan te allen tijde de reservatie intrekken of de infrastructuur sluiten om reden van overmacht, zonder dat hiervoor enige schadevergoeding kan worden gevorderd. Over alle onvoorziene gevallen wordt door het directiecomité van het AGB beslist.

-----------------------------------------

 

 

Gezien en goedgekeurd door het AGB Zemst
d.d. 23-6-2016

i.o. voorzitter AGB., Koen Vandermeiren
bestuurder, Kathleen Goovaerts